Probate und Administration - das Verfahren zur Abwicklung eines Nachlasses in Florida

Probate und Administration - das Verfahren zur Abwicklung eines Nachlasses in Florida

Als Rechtsanwälte für deutsch-amerikanisches Erbrecht betreiben wir oftmals mit Anwälten in Florida auch die Abwicklung des Nachlasses in Florida. Der Beitrag zeigt auf, wie die Nachlassabwicklung abläuft und verweist auf weiterführende Beiträge.

Grundlagen

Vorab werden einige grundlegende Gesichtspunkte abgehandelt. 

Bitte beachten Sie auch den Beitrag Erbrecht Florida - Einführung, der auf weitere vertiefende Beiträge zu anderen Themen, z.B. Form des Testaments oder Pflichtteil, verweist.

Unterschiede zum deutschen Recht

Der grundlegende Unterschied zum deutschen Nachlassverfahrensrecht ist, dass der Nachlass nicht unmittelbar auf die Erben übergeht, sondern zunächst auf einen Nachlassabwickler (personal representative), der den Nachlass unter Gerichtsaufsicht abwickelt und nach Tilgung der Verbindlichkeiten und Erklärung der Steuern den Nachlass verteilt. 

Zuständigkeit

Gericht von Florida sind u.a. immer dann zuständig, wenn und soweit Nachlassgegestände (estate assets) in Florida gibt.

Anwendbares Erbrecht

Zur Bestimmung des auf die Nachlassabwicklung (administration) anwendbaren Rechts stellen Gerichte von Florida auf das Recht am Ort des Gerichts (lex fori) ab. Andere Fragen, insbesondere formale Wirksamkeit des Testaments und die Bestimmung der Begünstigten, werden hingegen nach dem Recht des Domizils des Erblassers bzw. der Belegenheit bei unbeweglichem Vermögen (immovables) beantwortet; hierzu verweisen wir auf den Absatz "Anwendbares Recht" der einführenden Darstellung zum Erbrecht von Florida. 

Aus deutscher Sicht bestimmt sich das anwendbare Erbrecht nach der Europäischen Erbrechtsverordnung (EuErbVO). Danach bestimmt sich das anwendbare Erbrecht im Grundsatz nach dem letzten gewöhnlichen Aufenthalt des Erblassers. Dies gilt auch im Hinblick auf Fragen, die nach dem Recht von Florida der administration zugewiesen werden. 

Erforderlichkeit eines gerichtlichen Nachlassverfahrens

Ein gerichtliches Nachlassverfahren ist in Florida im Grundsatz immer dann erforderlich, wenn der Inhaber von in Florida registrierten Vermögensgegenständen (z.B. Haus, Condo, Aktien, Sparguthaben) stirbt. Kein Florida-Nachlassverfahren ist im Hinblick auf Vermögen zu führen, welches "außerhalb des Nachlasses" übergeht (siehe hierzu Beitrag "Erwerb außerhalb des Nachlasses in den USA"). Auch in diesem Fall kann es aber natürlich Probleme mit dem Nachweis der Berechtigung oder Steuern (z.B. withholding tax oder U.S. federal estate tax) geben.

Ein deutscher Erbschein oder ein deutsches Testamentsvollstreckerzeugnis wird zum Nachweis des Erbrechts oder der Verfügungsbefugnis regelmäßig in Florida nicht anerkannt. Allerdings akzeptieren manche Banken (bei einem Deutschen mit ständigem Aufenthalt in Deutschland) auch einen Erbschein oder Testamentsvollstreckerzeugnis zum Nachweis der Berechtigung (hierzu auch den Beitrag Konto in den USA im Erbfall)

In bestimmten Fällen kann auch Vermögen ohne eine gerichtliche Befassung auf die Begünstigten übertragen werden oder ein vereinfachtes Verfahren (summary administration) geführt werden. 

Beginn des Nachlassverfahrens 

Das Verfahren beginnt regelmäßig durch Einreichung des Antrags auf förmliche Nachlassabwicklung (Petition for Formal Administration). Darin wird beantragt, dass eine bestimmte Person zum Nachlassabwickler (personal representative) bestellt wird und - falls es ein Testament gibt - dessen Wirksamkeit vom Gericht bestätigt wird (probate). 

Dem Antrag sind ein Original der Sterbeurkunde (death certificate) und - bei testamentarischer Erbfolge - des Testaments (last will and testament) beizufügen. Ferner wird regelmäßig mit dem Antrag auch beigefügt:

  • der Eid des Nachlassabwicklers (Oath of Personal Representative);
  • bei testamentarischer Erbfolge: Der Eid der Testierzeugen (Oath of Witness to Will);
  • ein Entwurf des Beschlusses über die Bestätigung des Testaments und Bestellung des Nachlassabwicklers (Order Admitting Will to Probate and Appointing Personal Representative) bzw. (bei gesetzlicher Erfolge) den Beschluss über die Ernennung des Nachlassabwicklers (Order Appointing Personal Representative); und
  • ein Entwurf des Zeugnisses über die Bestellung als Nachlassabwickler (Letters of Administration).

Oftmals wird auch eine Erklärung der Beteiligten über den Verzicht auf Verfahrensrechte beigefügt. Insoweit verweisen wir auf den vertiefenden Beitrag „Verzicht auf Verfahrensrechte im Florida-Nachlassverfahren". 

Bestätigung des Testaments und Bestellung des Nachlassabwicklers

Nach Erhalt des Antrags und Zahlung der Gerichtsgebühren prüft das Gericht die Petition und die anderen eingereichten Unterlagen. 

Bestätigung des Testaments

Wenn nach Überzeugung des Gerichts das Testament wirksam ist (und die weiteren Voraussetzungen gegeben sind), erteilt es die Testamentsbestätigung (probate). 

Bestellung des Nachlassabwicklers

Gleichzeitig bestellt das Gericht den Nachlassabwickler (personal representative). Im Fall der testamentarischen Erbfolge ist vorrangig die im Testament bezeichnete Person oder die Person, die durch eine vom Erblasser hierzu ermächtigte Person bestimmt wird, vom Gericht zu ernennen (Florida Statutes § 733.301); mangels solcher wird diejenige Person ernannt, die durch eine Mehrheit der Begünstigten ausgewählt wird. 

Im Fall der gesetzlichen Erfolge ist vorrangig der überlebende Ehegatte berufen zum Nachlassabwckler ernannt zu werden; falls dieser nicht Nachlassabwickler wird, ist als nächstes die durch eine Mehrheit der Begünstigten ausgewählte Person berufen; ansonsten der nächste Angehörige nach Graden. Unter mehreren Personen gleichen Grades wählt das Gericht die am besten geeignete Person aus.

Wichtig: Eine in Florida nicht dauerhaft ansässige Person (non-resident) kann im Grundsatz nicht Nachlassabwickler in Florida sein (Florida Statutes § 733-304). Bestimmte Angehörige, insbesondere Kinder des Erblassers, der Ehegatte, Geschwister können allerdings auch dann Nachlassabwickler sein, wenn sie nicht in Florida ansässig sind. 

Liegen die Voraussetzungen zur Ernennung des Antragstellers vor und ist die Frist für Einsprüche abgelaufen (i.d.R. 3 Monate) oder wurde ein „Verzicht und Zustimmung“ (Waiver and Consents) vorgelegt, unterzeichnet der Richter den Entwurf des Beschlusses über die Bestätigung des Testaments und Bestellung des Nachlassabwicklers (Order Admitting Will to Probate and Appointing Personal Representative) und erteilt ein Zeugnis über die Bestellung (letters testamentary, letters of administration, letters of administration with the will annexed)

Mitteilung über den Beginn der Nachlassabwicklung

Nach der Ernennung des Nachlassabwicklers soll umgehend eine Ausfertigung der notice of administration 

  • dem Ehegatten des Erblassers;
  • allen Begünstigten;
  • bestimmten trustees; und
  • jeder Person, die am exempt property berechtigt sein kann. zuzustellen (Florida Statutes § 733.212). 

Nach Zustellung haben die Beteiligten 3 Monate Zeit, Rechtsbehelfe (objections) gegen

  • die Wirksamkeit des Testaments,
  • die örtliche Zuständigkeit (venue) und
  • die internationale/überstaatliche Zuständigkeit (jurisdiction) einzulegen.  

Verwaltung des Nachlasses 

Nach Erteilung der letters beginnt der Nachlassabwickler mit der Verwaltung des Nachlasses (administration of the estate). Da der Nachlass nach US-Recht ein Steuersubjekt ist, wird als erste eine Steuernummer für Nachlässe (Employer Identification Number, kurz EIN) beantragt. Nach Erteilung eröffnet der Nachlassabwickler sodann ein Konto für den Nachlass (estate account). Sodann (oder parallel)  holt er Auskünfte bei Banken, Versicherungen und anderen Finanzinstitutionen über etwaige Guthaben des Erblassers ein. 

Soweit von den Begünstigten gewünscht oder unter Umständen auch ohne deren Zustimmung (z.B. wenn dies zur Tilgung von Verbindlichkeiten erforderlich ist), verkauft der Nachlassabwickler Nachlassgegenstände. Die finale Übertragung von Grundvermögen (closing) darf allerdings nicht vor Auslaufen der Frist zur Anmeldung von Forderungen gegen den Nachlass (expiration of the creditor period) erfolgen.

Gläubigern soll der Nachlassabwickler Gelegenheit zur Anmeldung von Forderungen gegen den Nachlass zu geben. Hierfür hat er in einer örtlichen Zeitung einen Gläubigeraufruf (Notice to Creditors) zu veröffentlichen; ferner soll er nach Gläubigern suchen, wobei schwierige oder umfassende Suchen nicht gefordert werden (Florida Statutes § 733.2121).

Sofern eine Pflicht hierzu besteht erklärt der Nachlassabwickler die US-Nachlasssteuer (federal estate tax) und zahlt die Steuer aus dem Nachlass. 

Wichtig: Für die deutsche Erbschaftsteuer ist der Florida-Nachlassabwickler hingegen regelmäßig nicht verantwortlich. Die Erwerber (also die Begünstigten oder gesetzlichen Erben) sollten daher unbedingt in der 3-Monats-Frist den Erwerb bei dem deutschen Erbschafts- und Schenungssteuerfinanzamt anzeigen.Hierzu verweisen wir auf den Beitrag Erwerbsanzeige nach § 30 Erbschafts- und Schenkungsteuergesetz im Erbfall

Abschluss des Verfahrens und Verteilung

Nach Abschluss der Verwaltung ist der Nachlassabwickler auf Antrag zu entlasten. Hierfür hat der Nachlassabwickler einen Rechenschaftsbericht (final accounting) und Antrag auf Entlastung (petition to discharge) mit Verteilungsplan (distribution plan) zu Gericht zu reichen. Der Abschlussbericht und der Antrag auf Entlastung sollen innerhalb von 12 Monaten nach Erteilung der letters bei Gericht eingereicht und den interessierten Personen zugestellt werden, wenn eine US-Nachlasssteuererklärung (federal estate tax return) nicht abzugeben ist. Ist eine US-Nachlasssteuererklärung abzugeben, läuft die Frist mit Ablauf der Frist zur Erklärung (regelmäßig neun Monate). Das Gericht kann auf Antrag die Frist aus gutem Grund nach Benachrichtigung der interessierten Personen verlängern. Wenn kein Einspruch nach den vorstehenden Regeln erhoben wurde, soll der Nachlassabwickler umgehend den Verteilungsplan umsetzen). 

Wichtig: Vor Annahme der Begünstigung sollten die Begünstigten überlegen, ob durch eine (Teil-) Ausschlagung möglicherweise deutsche Erbschaftsteuer vermieden oder verringert werden kann. Außerdem sollte geprüft werden, ob der Nachlassabwickler Befugnisse hat, die ihm eine steuerlich günstige Verteilung des Nachlasses erlauben. 

Praktische Hinweise: Vorbereitung des Verfahrens

Vorbereitend sollten zunächst Unterlagen des Verstorbenen ("Erblasser") gesichert und geordnet werden. Besonders wichtig sind insbesondere

  • ein etwaiges Testament im Original (original last will and testament) bzw. Trust Dokument (trust agreement, trust declaration) und
  • die Sterbeurkunde (death certificate).

Aber auch Unterlagen zum Nachlass sollten frühzeitig geordnet werden, z.B.

  • bei Grundvermögen: Den Vertrag über den Erwerb des Eigentums (z.B. warranty deed), vorbestehende Wertgutachten (appraisals),
  • bei Finanzvermögen: Kopien der Konto- und Depotauszüge (copies of bank/brokerage/account statements), Kopien von Aktien (stock certificates), Bestätigungen über Dividenden (dividend statements), Bankschecks (checks).
  • Kopie der Police bestehender Lebensversicherung (copy of life insurance policies) oder Altersvorsorgeplan (z.B. IRA, 401(1)),
  • Unterlagen zur Benennung von Todesfallbegünstigten (beneficiary designations),

Auch Nachweise über Verbindlichkeiten (evidence of debts) sollten gesammelt werden, z.B. Bestattungsrechnung (funeral bill), Arztrechnungen (medical bills).

Auch die letzten Einkommensteuererklärungen (prior income tax returns) sind wichtig. 

Schließlich sollte eine Liste mit Namen und Anschriften der Beteiligten (Begünstigte, Ehegatte, gesetzliche Erben) erstellt werden. 

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