Probate und Administration - das förmliche Nachlassverfahren in Florida

Probate und Administration - das förmliche Nachlassverfahren in Florida

Nach dem Recht des US-Bundesstaates Florida bestellt das Gericht auf Antrag einen Nachlassabwickler, welcher den Nachlass unter Aufsicht des Gerichts verwaltet und verteilt. Der Beitrag zeigt den Gang des Verfahrens auf und gibt weiterführende Hinweise.

Erforderlichkeit eines gerichtlichen Nachlassverfahrens

Ein gerichtliches Nachlassverfahren ist in Florida im Grundsatz immer dann erforderlich, wenn der Inhaber von in den USA registrierten Vermögensgegenständen (z.B. Haus, Condo, Aktien, Sparguthaben) stirbt. Kein Nachlassverfahren ist im Hinblick auf Vermögen zu führen, welches "außerhalb des Nachlasses" übergeht (siehe hierzu Beitrag "Erwerb außerhalb des Nachlasses in den USA"). Auch in diesem Fall kann es aber natürlich Probleme mit dem Nachweis der Berechtigung oder Steuern geben.

Ein deutscher Erbschein oder ein deutsches Testamentsvollstreckerzeugnis wird zum Nachweis des Erbrechts oder der Verfügungsbefugnis regelmäßig in den USA nicht anerkannt. Allerdings akzeptieren manche Banken (bei einem Deutschen mit ständigem Aufenthalt in Deutschland) auch einen Erbschein oder Testamentsvollstreckerzeugnis.

Der Nachlassabwickler

Zentrale Person des förmlichen Nachlassverfahrens ist der Nachlassabwickler: Er verwaltet und verteilt den Nachlass. Die Begünstigten (beneficiaries, heirs) haben hingegen regelmäßig kein Verwaltungsrecht. Daher ist zunächst zu klären, wer überhaupt dazu berufen ist den Nachlass als Nachlassabwickler zu verwalten. 

Das Gericht bestellt auf Antrag zum Nachlassabwickler 

  • Im Fall der testamentarischen Erbfolge die im Testament bezeichnete Person oder die Person, welche durch eine vom Erblasser hierfür ermächtigte Person vom Gericht ernannt  (Florida Statutes § 733.301); mangels solcher denjenigen, welcher durch eine Mehrheit der Begünstigten ausgewählt wird; sonst ein Begünstigter des Testaments, wobei das Gericht die am besten geeignete Person auswählt.
  • Im Fall der gesetzlichen Erfolge den überlebenden Ehegatten; falls dieser nicht Nachlassabwickler wird, die durch eine Mehrheit der Begünstigten ausgewählte Person; ansonsten der nächste Angehörige nach Graden. Unter mehreren Personen gleichen Grades wählt das Gericht die am besten geeignete Person aus.

In Florida nicht dauerhaft ansässige Personen (non-resident) können im Grundsatz nicht Nachlassabwickler in Florida sein (Florida Statutes § 733-304). Abkömmlinge des Erblassers, der Ehegatte, Geschwister und weitere Personen können allerdings auch dann Nachlassabwickler sein, wenn sie nicht in Florida resident sind. 

Beginn des förmlichen Nachlassverfahrens

Das Verfahren beginnt regelmäßig durch Einreichung des Antrags auf förmliche Nachlassabwicklung (Petition for Formal Administration) durch die zur Nachlassabwicklung nach vorgehenden Regeln bestimmte Person.

Stellen mehrere Personen einen widerstreitenden Antrag, ist streitig zu verhandeln. 

Dem Antrag sind ein Original der Sterbeurkunde (death certificate) und - bei testamentarischer Erbfolge - des Testaments (last will and testament) beizufügen. Ferner wird regelmäßig mit dem Antrag auch beigefügt:

  • der Eid des Nachlassabwicklers (Oath of Personal Representative),
  • der Eid der Testierzeugen (Oath of Witness to Will)
  • ein Entwurf des Zeugnisses über die Bestellung als Nachlassabwickler (Letters of Administration, nachfolgend auch alsLetters“ bezeichnet)
  • ein Entwurf des Beschlusses über die Bestätigung des Testaments und Bestellung des Nachlassabwicklers (Order Admitting Will to Probate and Appointing Personal Representative) bzw. (bei gesetzlicher Erfolge) den Beschluss über die Ernennung des Nachlassabwicklers (Order Appointing Personal Representative) sowie
  • eine Erklärung der Begünstigten, des Ehegatten und der gesetzlichen Erben über den „Verzicht und Zustimmung“ (Waiver and Consents). 

Bestätigung des Testaments und Erteilung der letters

Der Gericht prüft sodann die Petition und die anderen eingereichten Unterlagen. Ist das Testament

  • nach Überzeugung des Gerichts wirksam,
  • liegen die Voraussetzungen zur Ernennung des Antragstellers vor oder
  • und ist die Frist für Einsprüche abgelaufen (i.d.R. 3 Monate) oder wurde ein „Verzicht und Zustimmung“ (Waiver and Consents) vorgelegt,

unterzeichnet der Richter den Entwurf des Beschlusses über die Bestätigung des Testaments und Bestellung des Nachlassabwicklers (Order Admitting Will to Probate and Appointing Personal Representative). 

Verwaltung des Nachlasses (Administration)

Nach Erteilung der letters eröffnet der Nachlassabwickler regelmäßig zunächst ein Konto für den Nachlass (estate account). Hierfür benötigt er neben der Sterbeurkunde und den letters auch eine Steuernummer für Nachlässe (Employer Identification Number, kurz EIN).

Parallel holt er Auskünfte von Banken, Versicherungen und anderen Finanzinstitutionen über etwaige Guthaben des Erblassers ein. 

Soweit von den Begünstigten gewünscht oder unter Umständen auch ohne deren Zustimmung (z.B. wenn dies zur Tilgung von Verbindlichkeiten erforderlich ist), verkauft der Nachlassabwickler Nachlassgegenstände. Die Übertragung von Grundvermögen (closing) darf allerdings nicht vor Auslaufen der Frist zur Anmeldung von Forderungen gegen den Nachlass (expiration of the creditor period) erfolgen.

Gläubigern soll der Nachlassabwickler Gelegenheit zur Anmeldung von Forderungen gegen den Nachlass zu geben. Hierfür hat er in einer örtlichen Zeitung einen Gläubigeraufruf (Notice to Creditors) zu veröffentlichen; ferner soll er nach Gläubigern suchen, wobei schwierige oder umfassende Suchen nicht gefordert werden (Florida Statutes § 733.2121).

Sofern eine Pflicht hierzu besteht erklärt der Nachlassabwickler die US-Nachlasssteuer (federal estate tax) und zahlt die Steuer aus dem Nachlass. 

Abschluss des Verfahrens und Verteilung

Nach Abschluss der Verwaltung ist der Nachlassabwickler auf Antrag zu entlasten. Hierfür hat der Nachlassabwickler einen Rechenschaftsbericht (final accounting) und Antrag auf Entlastung (petition to discharge) mit Verteilungsplan (distribution plan) zu Gericht zu reichen. Der Abschlussbericht und der Antrag auf Entlastung sollen innerhalb von 12 Monaten nach Erteilung der letters bei Gericht eingereicht und den interessierten Personen zugestellt werden, wenn eine US-Nachlasssteuererklärung (federal estate tax return) nicht abzugeben ist. Ist eine US-Nachlasssteuererklärung abzugeben, läuft die Frist mit Ablauf der Frist zur Erklärung (regelmäßig neun Monate). Das Gericht kann auf Antrag die Frist aus gutem Grund nach Benachrichtigung der interessierten Personen verlängern. Wenn kein Einspruch nach den vorstehenden Regeln erhoben wurde, soll der Nachlassabwickler umgehend den Verteilungsplan umsetzen). 

Praktische Hinweise: Vorbereitung des Verfahrens

Vorbereitend sollten zunächst Unterlagen des Verstorbenen ("Erblasser") gesichert und geordnet werden. Besonders wichtig sind insbesondere

  • ein etwaiges Testament im Original (original last will and testament) bzw. Trust Dokument (trust agreement, trust declaration) und
  • die Sterbeurkunde (death certificate).

Aber auch Unterlagen zum Nachlass sollten frühzeitig geordnet werden, z.B.

  • bei Grundvermögen: Den Vertrag über den Erwerb des Eigentums (z.B. warranty deed), vorbestehende Wertgutachten (appraisals),
  • bei Finanzvermögen: Kopien der Konto- und Depotauszüge (copies of bank/brokerage/account statements), Kopien von Aktien (stock certificates), Bestätigungen über Dividenden (dividend statements), Bankschecks (checks).
  • Kopie der Police bestehender Lebensversicherung (copy of life insurance policies) oder Altersvorsorgeplan (z.B. IRA, 401(1)),
  • Unterlagen zur Benennung von Todesfallbegünstigten (beneficiary designations),

Auch Nachweise über Verbindlichkeiten (evidence of debts) sollten gesammelt werden, z.B. Bestattungsrechnung (funeral bill), Arztrechnungen (medical bills).

Auch die letzten Einkommensteuererklärungen (prior income tax returns) sind wichtig. 

Schließlich sollte eine Liste mit Namen und Anschriften der Beteiligten (Begünstigte, Ehegatte, gesetzliche Erben) erstellt werden. 

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